Náplň práce Asistent/ka
Misia
Zabezpečenie plynulého chodu kancelárie riaditeľa/manažéra po administratívnej stránke.
Popis pracovnej pozície
Asistent/ka je styčnou osobou medzi interným tímom a externým prostredím. Zabezpečuje administratívne činnosti spojené s prevádzkou kancelárie, podporuje prácu manažmentu. Zodpovedá sa manažérovi/riaditeľovi. V závislosti od spoločnosti vykonáva rôznorodé činnosti od prepisovania textov až po zastupovanie manažéra v niektorých administratívnych otázkach, v niektorých prípadoch môže byť poverený/á vykonávaním odborných aktivít.
Typické činnosti
- písanie listov, listín, formulárov a iných dokumentov, aktualizácia údajov v databázach (kontakty a pod.), práca s kancelárskymi softwarovými aplikáciami
- vybavovanie telefonátov, privítanie návštev, vedenie kalendára manažéra
- vybavovanie poštovej a emailovej korešpondencie: príjem, triedenie, distribuovanie, odpovedanie
- organizačná a koordinačná činnosť, komunikácia s interným a externým personálom
- spracovávanie a analýza účtovných / finančných údajov a dokladov, ich reportovanie
- priprava a aranžovanie stretnutí/porád interných i externých skupín, účasť na nich
- zastúpenie manažéra vo veci schválenia niektorých žiadostí, rozhodnutí, výdajov v závislosti od delegovaných právomocí
- manažovanie kancelárie manažéra/riaditeľa
Ďalšie činnosti
- obsluhovanie zariadení (kopírka, skener a pod.), doplňovanie spotrebného kancelárskeho materiálu
- vyhľadávanie informácií, zisťovanie kontaktov
Vyžadované znalosti
- znalosť kancelárskych aplikácií
- hospodárska korešpondencia
Vyžadované skúsenosti
- organizačné schopnosti
- dobré komunikačné schopnosti
- dobrý písomný prejav
- time management
Osobnostné požiadavky
- spoľahlivosť
- zodpovednosť
- samostatnosť
- flexibilita
- loajálnosť
Požadované vzdelanie
- stredoškolské